Que o BPO é uma das melhores alternativas para terceirizar os processos administrativos do negócio e conseguir dedicar mais tempo para a expansão e as tarefas que realmente dependem de você, nós já sabemos. Agora vamos conhecer alguns dos erros mais comuns na hora de implementar o sistema BPO e como evita-los.
Nem as ferramentas mais úteis e importantes podem desempenhar os seus papéis com máxima eficiência se não forem bem implementadas, não é mesmo?
Para adotar o BPO para automatizar e simplificar a administração, é fundamental que você se preocupe em evitar alguns erros que podem acontecer na etapa de implementação.
Confira alguns dos erros mais comuns na hora de implementar o sistema BPO e como evita-los.
Mapeamento incorreto
Para o bom funcionamento do BPO é necessário que todos os processos administrativos internos sejam mapeados de forma correta.
Se essas informações não forem colhidas adequadamente e ajustadas no BPO, você pode não usufruir das melhorias que o sistema proporciona e até mesmo experimentar falhas graves no fluxo de gestão porque há “buracos” na sequência de atividades.
Sistema desatualizado
Para implementar um sistema BPO em empresa, é preciso se preocupar em manter os dados atualizados. Isso é importante em todos os departamentos, seja o financeiro, o RH ou o de TI.
Afinal, se as suas contas a pagar não estiverem atualizadas, você pode acabar se esquecendo de honrar algum pagamento e criar uma dívida por falta de organização.
Não otimizar os processos
Um dos melhores pontos em ter um BPO na sua empresa é ter a chance de otimizar e automatizar os processos administrativos com base nas boas práticas para o negócio.
Mas, se você não se preocupar em fazer essa otimização e redesenhar algumas rotinas do negócio, dificilmente vai conseguir aproveitar essa vantagem.
Falta de informação
O BPO integra diferentes profissionais e departamentos para centralizar a gestão e reduzir as chances de haverem falhas e fraudes, mas isso só funciona se todos os funcionários que tiverem algum tipo de tarefa administrativa souberem sobre ele.
Converse com a sua equipe, explique o que é o BPO e como a ferramenta vai ajudar os negócios e fale sobre a importância de manter a consistência nos dados que serão imputados no sistema.
Não acompanhar os indicadores
Outro passo importante da implementação é determinar quais serão os indicadores de sucesso. Valores como número de vendas, quantidade de franquias comercializadas dentro de um período, adimplência dos franqueados e retorno sobre o investimento em divulgação são alguns dos indicadores mais populares e que dizem muito sobre a sua rede de franquias.
Porém, esses números todos não fazem nada sozinhos, e de nada adianta definir os indicadores se você não os acompanhar, analisá-los e utilizá-los para melhoras suas estratégias.
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