O mapeamento de processos AS IS/TO BE é uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos internos da organização. Ele é dedicado ao estudo do negócio da empresa através de metodologias e práticas utilizadas nas atividades do dia a dia.
O mapeamento de processos AS IS é a definição da situação atual do processo. Os participantes desse mapeamento são os usuários que estão envolvidos no dia a dia do processo. Neste contexto, uma boa prática é solicitar ao executor do processo que relate como executá-lo, ou então é feito um questionário para levantar as informações.
Já o mapeamento de processos TO BE é a definição da situação futura do processo, ou seja, onde se quer chegar. É também onde documentamos o que ficou definido do mapeamento com o auxílio de ferramentas que agregam valor ao processo, como tecnologias BPM (Business Process Management).
Os participantes geralmente são pessoas que possuem experiências com o mesmo tipo de processo. Além disso, são pessoas que estão aptas a contribuírem na otimização dos processos para melhor aderência às práticas, aos objetivos da organização e aos sistemas de apoio.
Por que mapear os processos?
Com a competitividade do mercado, o mapeamento de processos é um diferencial dentro da organização. É possível ter maior compreensão do processo e obter vários pontos positivos.
Com o mapeamento de processos é possível visualizar a trajetória do processo dentro da organização, como as atividades e seus responsáveis, mão de obra, recursos e esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o que melhorar, o mapeamento otimiza tempo e deixa mais eficiente a tomada de decisão.
Padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter maior satisfação dos clientes. Com a padronização do processo, através de uma documentação, é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/ou produto a ser entregue ao cliente.
Além disso, com o mapeamento de processos os colaboradores terão um conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo, evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por consequência, alavanca seus resultados.
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