ECM – Entenda o que é e como funciona o processo.

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Você já ouviu falar em ECM, certo? Já parou para pensar em como ele pode auxiliar sua empresa em processos de negócio? Entenda o que é o ECM, como funciona o processo e como ele pode contribuir em suas rotinas.

ECM, vem da sigla Enterprise Content Management. Sua utilização resume-se em dar a resposta a necessidade do mercado de organizar as informações empresariais.

É uma combinação de estratégias e ferramentas utilizadas para gerenciar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais ao longo de todo seu ciclo de vida.

Tal preocupação com o gerenciamento das informações nas empresas, veio da ideia de que, uma vez que a informação é central para o planejamento estratégico, para a gestão, controle, planejamento tático e para a atividade diária. Logo a informação é um item essencial para a sua atividade, produção e entrega dos seus produtos e/ou serviços.

A gestão da informação é aceita como um mecanismo pelo qual o desempenho organizacional e eficiência operacional podem ser melhorados.

De forma mais prática o ECM é a coleta e organização de informações que devem ser usadas por um público designado – executivos de negócios, clientes, etc.

Qual objetivo do ECM?

O objetivo principal é melhorar o acesso às informações contidas em documentos não estruturados, em arquivos de origem eletrônica ou documentos físicos que foram convertidos a este formato.

Com isso o Gerenciamento do Conteúdo Empresarial do seu negócio se torna muito mais eficiente, uma vez que esta ferramenta proporciona total controle das etapas à que foi submetido um documento.

Para isso, se faz necessário o uso de ferramentas estratégias e tecnologias para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir documentos relativos aos processos de negócio da sua empresa, ajudando-a a organizar suas informações não estruturadas.

Quais as vantagens do ECM?

As principais vantagens são:

  • Gestão do histórico do documento: o ECM permite acompanhar todas as fases de um documento eletrônico;
  • Facilidade na retirada de dados;
  • Controle de versão do documento;
  • Compartilhamento e colaboração entre os usuários;

Qual a melhor a forma de fazer esse processo?

A terceirização é a melhor opção para quem deseja implementar o ECM em seus processos de negócio. Os custos são menores e a manutenção pode ser realizada a distância. Mas atente-se, apenas empresas e consultorias especializadas em Processos de Negócio possuem expertise, inteligência e competência para implementar e fazer a Gestão Completa de ECM dentro de organizações.

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