Seja qual for o tamanho da empresa o setor administrativo precisa exercer quatro funções básicas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Dentro delas, encontram-se as tarefas de projetos que o setor precisa encarar estando à frente de um empreendimento.
O setor é responsável pelos resultados da empresa. Quanto maior a empresa, mais complexo é o trabalho do administrativo, porque o resultado dependerá de mais pessoas.
Essa complexidade significa, também, que é necessário mais do que apenas executar e dar ordens para conduzir a empresa. É necessário planejar, organizar, dirigir e controlar. Um bom setor administrativo é aquele que tem um equilíbrio entre essas quatro funções.
Planejamento
Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso. É preciso pensar e discutir sobre o projeto, e só depois comunicar aos outros setores. Além disso, deve-se levar em conta as projeções de mercado.
Organização
Definir de que maneira os recursos da empresa serão usados nos projetos, como será a execução e quais serão os departamentos e profissionais responsáveis. Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível sem prejudicar a qualidade do produto/serviço final.
Liderança
Liderar é a capacidade de mobilizar as pessoas para que os resultados desejados sejam alcançados. Não é apenas distribuir as tarefas, mas influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.
É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.
Controle
O setor já planejou, organizou e delegou as tarefas aos outros setores, mas é preciso verificar se o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Controlar envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.
Para controlar a empresa, é preciso que o setor tenha uma boa capacidade de análise, mas, é fundamental basear-se em números. Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores serão as condições de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.
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