Como a utilização dos serviços de BPO aliado ao mapeamento de processos, podem elevar a produtividade das áreas financeiras das empresas.
Com diversas funções a serem executadas e analisadas, as rotinas do departamento financeiro de médias e grandes empresas, necessitam cada vez mais serem trabalhadas com atenção e eficácia, devido a sua complexidade e minúcias, o que exige dos profissionais atenção redobrada para cumprir seus prazos e manter a acuracidade dos processos de forma a não gerar riscos para a empresa. Desde a Tesouraria, Contas a Pagar e Receber, Gestão de Impostos ou Controle de Riscos, todas as atividades podem ser otimizadas com o mapeamento dos processos e mecanismos de controle desses processos.
O fator pandemia impacta diretamente na execução das atividades e processos do dia a dia, seja pela falta de visão das operações no presencial ou por não ter uma ferramenta de “Controle de Processos e Produtividade dos Profissionais”. Neste contexto situações como o aumento de horas-extras, sem a real certeza da necessidade frente as entregas e sem cumprir os S.L.As, colocam os gestores em situações difíceis, nas quais mudanças emergenciais precisam ser tomadas.
Esse é um cenário muito comum nas organizações. E tem sido objeto da atenção em todas as camadas de gestão, e dado o volume de processamento e a diversidade, níveis mais altos de controle e acompanhamento são obrigatórios para se ter operações eficientes. Entra então o combate a aspectos que devem ser eliminados ou mitigados: falta de organização interna, processos desorganizados e sem controles, limitações de equipes, falta de budget para contratações adicionais. Enfim, todos esses aspectos são ofensores diários e diretos da produtividade e da eficiência nas áreas financeiras.
Alternativas e etapas para a jornada do aprimoramento.
Em busca de melhores resultados e apoio para suas atividades, alguns gestores têm utilizado estratégias diferenciadas ao implantarem soluções disponíveis no mercado como o BPO (Business Process Outsourcing), assim conseguiram se destacar e promover mudanças importantes em seus departamentos. Mas para iniciar um trabalho de BPO e promover mudanças significativas é preciso fazer:
1. um bom mapeamento dos processos;
2. identificar possíveis gaps;
3. analisar e acompanhar a rotina das atividades de cada profissional;
4. e após esse levantamento e análise detalhada se tem um diagnóstico completo.
Só a partir daí que se identifica possibilidades e/ou necessidades de automação nos processos para segurança e otimização das operações.
Qual a hora certa para promover essas mudanças?
A escolha do momento ideal é fundamental para o sucesso dessa jornada, portanto saber reconhecer esse momento é um passo importante, inclusive porque alguns ajustes e adaptações poderão ser necessárias. Abaixo listamos algumas dessas condições de análise para realização de um projeto como esse:
- Avaliação da cultura da empresa e impacto no modelo de gestão e operação;
- adesão dos profissionais envolvidos ao novo modelo (buy-in);
- Buscar serviços que utilizam as melhores práticas do mercado em termos de transformação digital – RPA’s e BMPs;
- Revisão dos KPI’s que passarão a ser utilizados para avaliar o serviço (traduzidos nos SLA’s);
- Definir o nível de controle e gestão.
Enfim, são etapas importantes e válidas para otimizar os processos e o time financeiro, e com isso ganhar produtividade na área.
Mudanças trazem novas perspectivas de crescimento: saiba aproveitá-las.
Identifique e defina, de forma estratégica e estruturada, quais adequações são necessárias para embarcar nessa jornada. Entenda quais são de fato os novos pontos de controle ideais para o gerenciamento do departamento financeiro, e principalmente quais melhorias são importantes para aumentar a produtividade, diminuir custos e riscos para sua empresa.
Busque o apoio de empresas sérias que irão acima de tudo avaliar seus processos para ver se esse modelo tem aderência, pois terceirizar e automatizar é um passo simples, porém requer clareza do que está se objetivando com isso.
Conheça nosso método de análise de aderência das soluções de BPO que o Grupo Asserth oferece para os gestores das áreas financeiras, e destaque-se otimizando resultados.
